Webinarium Paperless 02.03.2021
Download as PPTX, PDF0 likes187 views
Webinarium Paperless 02.03.2021
More Related Content
What's hot (20)
Similar to Webinarium Paperless 02.03.2021 (20)
![Elektroniczny Obieg Dokument坦w [smartBusiness]](https://cdn.slidesharecdn.com/ss_thumbnails/wvzccbqwtfi7hehknsnb-signature-48f0d01073e650c219137c28254105bc68e4bd08110436fce2b0559f670b2631-poli-200604102432-thumbnail.jpg?width=560&fit=bounds)
More from PwC Polska (20)
Webinarium Paperless 02.03.2021
- 1. Paperless digitalizacja tworzenia i obiegu dokument坦w Marzec 2021
- 3. PwC Legal and Compliance function of the future LegalTech consulting Managed Legal Services (MLS) Contract due diligence and remediation Digital upskilling and transformation (paperless) New Law innowacje i technologie w projektach prawnych Funkcja prawna i compliance na miar przyszoci Managed Legal Services Przegld prawny um坦w i zarzdzanie ich zgodnoci Doradztwo w zakresie technologii prawniczej (Legal Tech) Paperless - digitalizacja procesu tworzenia i obiegu dokument坦w NewLaw Nowoczesne usugi prawne 3
- 4. PwC Agenda 1 Czym s projekty paperless? 2 Aspekty prawne zwizane z digitalizacj 3 Jak to zrobi w praktyce? 4 Narzdzia wspierajce projekty paperless PwC
- 6. PwC Inicjatywy paperless to projektowanie i wdra甜anie rozwiza redukujcych wykorzystywanie papierowych dokument坦w w prowadzeniu biznesu Czym jest paperless? 6 tworzenie i wprowadzanie rozwiza elektronicznych i sieciowych w organizacji (tworzenie e-添r坦de, a nie tylko ich elektroniczne odtwarzanie) Cyfryzacja (organizacji) stworzenia istniejcych 添r坦de w formie elektronicznej; tumaczenie analogowego zasobu na cyfrowy Digitalizacja
- 7. PwC Podejcia do zakresu prac paperless praktyki rynkowe 7 Digitalizacja wybranych kategorii dokument坦w Digital Blueprint transformacja cyfrowa organizacji Digitalizacja / cyfryzacja wybranego procesu lub obszaru
- 9. PwC Pozytywne efekty wdro甜e projekt坦w paperless 9 Korzyci finansowe Zwikszenie konkurencyjnoci Zarzdzanie ryzykiem Zmiana stylu mylenia i funkcjonowania 01 02 03 04
- 10. PwC PwC Jakie s w Pastwa ocenie najwiksze wyzwania zwizane z wdro甜eniem projekt坦w paperless? 10
- 12. PwC Formy czynnoci prawnych Paperless a formy czynnoci prawnych 12 Forma pisemna Wasnorczny podpis Formy pisemne kwalifikowane 1. Forma pisemna z dat pewn 2. Forma pisemna z podpisem notarialnie powiadczonym 3. Akt notarialny Forma elektroniczna Owiadczenie woli w formie elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym Forma dokumentowa Wymaga zo甜enia owiadczenia woli w postaci dokumentu oraz mo甜liwo ustalenia osoby skadajcej owiadczenie
- 13. PwC Rozporzdzenie eIDAS rodzaje podpis坦w elektronicznych 13 Zwyky podpis elektroniczny Zaawansowany podpis elektroniczny Kwalifikowany podpis elektroniczny Ka甜dy rodzaj elektronicznego potwierdzenia dokumentu, zawierajcy deklaracj to甜samoci osoby, kt坦ra podpisaa dokument Unikalnie przyporzdkowany Mo甜liwo ustalenia to甜samoci Skadany przy u甜yciu danych, kt坦rych podpisujcy mo甜e, z du甜 doz pewnoci, u甜y pod swoj wyczn kontrol Zapewnia integralno danych Skadany za pomoc dedykowanego urzdzenia i oparty na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego Kwalifikowani dostawcy usug zaufania w Polsce
- 14. PwC Warto dowodowa dokument坦w elektronicznych Art. 245. Kodeksu postpowania cywilnego Dokument prywatny sporzdzony w formie pisemnej albo elektronicznej stanowi dow坦d tego, 甜e osoba, kt坦ra go podpisaa, zo甜ya owiadczenie zawarte w dokumencie. Prawo materialne Prawo procesowe 14 Sposoby minimalizowania ryzyka sdowego wielopoziomowa weryfikacja to甜samoci znaczniki czasu integralno dokumentu zapis elektroniczny cyklu 甜ycia dokumentu To甜samo podpisujcego Tre dokumentu
- 15. PwC Praktyczne wyzwania zwizane z digitalizacj Weryfikacja kwalifikowanych podpis坦w elektronicznych Brak akceptacji e-dokument坦w przez organy publiczne Hybrydowa forma zawierania um坦w Umowy mieszane a wym坦g co do formy Legalizacja dokument坦w elektronicznych
- 16. PwC Digitalizacja na przykadzie sfery prawa korporacyjnego Art. 15zzzr Tarczy Antykryzysowej Owiadczenie woli czonka organu osoby prawnej, mo甜e zosta zo甜one w formie dokumentowej (...) a posiedzenia organ坦w os坦b prawnych odbywa si z wykorzystaniem rodk坦w komunikacji elektronicznej bez koniecznoci jednoczesnej obecnoci czonk坦w tych organ坦w. Do skutecznoci takiego owiadczenia nie jest wymagane (...) opatrzenie kwalifikowanym podpisem elektronicznym (...), bez wzgldu na odmienne zastrze甜enie ustawy lub czynnoci prawnej. Zdalne posiedzenia organ坦w statutowych sp坦ek handlowych Owiadczenia woli czonk坦w organ坦w sp坦ek r坦wnie甜 w formie dokumentowej 16 Zdalne odbywanie posiedze organ坦w sp坦ek Elektroniczne podpisywanie protoko坦w Mo甜liwo pisemnego gosowania Wprowadzenie Regulaminu zdalnych posiedze
- 17. PwC Co nas czeka w najbli甜szej przyszoci? 17 Elektroniczne postpowania rejestrowe od 1 lipca 2021 r.: prowadzenie akt rejestrowych sp坦ek w systemie teleinformatycznym obowizkowe skadanie wniosk坦w o wpis w formie elektronicznej prowadzenie korespondencji z sdem rejestrowym w formie elektronicznej Obowizek posiadania adresu do dorcze elektronicznych wpisanego do bazy adres坦w elektronicznych od 1 pa添dziernika 2021 r.
- 18. PwC Ochrona danych osobowych a cyfryzacja 18 Kluczowe zagadnienia w obszarze RODO 14 500 000 euro 47 000 euro Ochrona danych w fazie projektowania tzw. Privacy by design oraz zasada Privacy by default Zasada minimalizacji danych osobowych i retencja danych osobowych Wykorzystywanie danych na cele marketingu bezporedniego Naruszenia ochrony danych osobowych Tyle wynosia kara jak w pa添dzierniku 2019 roku Niemiecki organ nao甜y na firm z sektora nieruchomoci, Deutsche Wohnen SE, za naruszenie zasad dotyczcych przetwarzania danych osobowych, w tym zasad dotyczcych ochrony danych w fazie projektowania. Tyle wynosia kara jak w pa添dzierniku 2019 roku nao甜y Polski organ na sp坦k ClickQuickNow za nieprzestrzeganie og坦lnych zasad przetwarzania danych i utrudnienie wykonania prawa do cofnicia zgody. W procesie wycofania zgody Sp坦ka nie uwzgldnia zasady, 甜e cofnicie zgody powinno by r坦wnie atwe, jak jej wyra甜enie - wrcz przeciwnie, zastosowaa skomplikowane rozwizania organizacyjne i techniczne w celu cofnicia zgody.
- 19. PwC Digitalizacja wt坦rna i pierwotna 19 Digitalizacja wt坦rna zeskanowanie i umieszczenie obrazu dokumentu w elektronicznym repozytorium Digitalizacja pierwotna sporzdzanie dokument坦w w formie elektronicznej Natychmiastowy efekt Ograniczone zastosowanie Zatrzymanie napywu nowych dokument坦w, redukcja przyszych koszt坦w Nie likwiduje dotychczasowego archiwum
- 20. PwC Analiza digitalizacji dokumentacji w kontekcie prawno- regulacyjnym 20 Przykadowy produkt prac Zakres obowizk坦w List intencyjny Wypowiedzenie umowy Rozwizanie umowy za porozumieniem wiadectwo pracy Owiadczenie o zachowaniu poufnoci Umowa o prac Czy dany typ dokumentu jest wymagany w formie papierowej? Czy dla danego typu dokumentu wystarczajce jest przetwarzanie jego obrazu/kopii? Dokument mo甜e by podpisany elektronicznie inaczej ni甜 podpisem kwalifikowanym? Dokument mo甜e by podpisany podpisem kwalifikowanym? xx xx xx xx xx xx xx xx xx xx xx xx xx xx xx xx xx xx xx xx xx xx xx xx xx xx xx xx Ustalenie zdefiniowanej listy pyta pozwalajcych okreli mo甜liwoci digitalizacji poszczeg坦lnych typ坦w dokument坦w Udzieleniu odpowiedzi na ww. List pyta w odniesieniu do poszczeg坦lnych typ坦w dokument坦w Identyfikacji prawnego potencjau digitalizacyjnego Kolejn czynnoci jest analiza prawna obejmujca
- 21. Jak to zrobi w praktyce? 3
- 22. PwC Optymalne podejcie do cyfryzacji to szybki Digital Blueprint Projekt organizacji bez papieru powstaje w maksymalnie 6 tygodni Digi blueprint All in one Pene mapowanie organizacji poprzedzajce podjcie decyzji GO/NO GO Vendor driven Implementacja rozwizania pudekowego konkretnego dostawcy kosztem potrzeb zamawiajcego Podejcie realizowane na bazie dowiadcze, pokrywajc 70-80% organizacji Ka甜de z podej ma swoje mocne strony, jednak甜e wierzymy, 甜e wypracowana przez nas oraz sprawdzona w trakcie prac projektowych metodyka Digi Blueprint dostarcza najlepsz jako usug w najkr坦tszym czasie i gwarantuje mo甜liwo zrealizowania projektu wdro甜eniowego wypracowanego rozwizania Pilot Testowanie rozwizania oparte zwykle o jeden, najbardziej obiecujcy proces Precyzyjne zdefiniowanie proces坦w oraz potrzeb organizacji Rozwizania zwykle adresuj precyzyjne wybrane przykady (np. procesowanie faktur) i nie wymagaj kompetencji po stronie zamawiajcego Efektywnie dostarczony quick win, precyzyjnie opisany jeden produkt/obszar organizacji Precyzyjne zdefiniowanie ksztatu docelowej organizacji, modelu operacyjnego, procesowego, biznesowego oraz architektura IT wraz z roadmap wdro甜enia Silna strona Brak produkt坦w prac przez dugi okres prac, kroczcy/ puchncy zakres, wysokie koszty prac ju甜 na etapie fazy analizy Ograniczeniami rozwoju bd zao甜one przez dostawc pryncypia jego architektury biznesowej i technologicznej Problemy ze skalowalnoci/rolowaniem rozwizania na inne linie biznesowe/produkty/procesy Istotne, punktowe zaanga甜owanie poszczeg坦lnych przedstawicieli zamawiajcego usug Saba strona 6-8 miesicy na faz analizy 6-8 miesicy dla MVP, fixed fee lub Time&Material. Model docelowy 18-24 miesice 2-4 miesice na wdro甜enie 30 dni na studium wykonalnoci oraz docelowy model caej organizacji i model wdro甜enia Czas realizacji BC oparty o zmierzone i policzone procesy, strona kosztowa sztucznie zawy甜ona Dla rozwiza punktowych, mo甜liwe jest oszacowanie koszt坦w. Brak TCO. Przybli甜enie BC bez szans na wykorzystanie do w innych procesach Strona kosztowa i przychodowa precyzyjnie oparta stan AS IS oraz o docelowy model funkcjonowania zamawiajcego Business Case 22
- 23. PwC Digital Blueprint staje si podstaw do wyboru narzdzi i wdro甜enia 23 0 Cel 1 2 Budowa RFP 3 Studium wykonalnoci Tworzenie tekstu RFP Realizacja procedury RFP Ustalenie celu projektu Budowa docelowego modelu organizacji (digital blueprint), zdefiniowania map oraz prototyp坦w kluczowych proces坦w, road mapy zmian oraz Business Case zmiany Przeprowadzenie procesu wyboru dostawcy wdro甜eniowego Zdefiniowanie przypadk坦w u甜ycia, wymaga funkcjonalnych, architektury IT 4 MVP dla projekt u Projekt wdro甜eniowy Wdro甜enie MVP dla usugi obiegu dokumentacji (wdro甜enie wskazanych use case w organizacji) Dob坦r narzdz i 5 Rozw坦j organiczn y Utrzymanie zbudowanego rozwizania Dalszy rozw坦j rozwizania w zakresie wasnym lub zleconym stronie trzeciej Go/ No go Digital Blueprint Realizacja Wdro甜enia
- 24. PwC Przykadowe podejcie do realizacji Digital Blueprint 24 5 Rozw坦j organiczny 3 Dob坦r narzdzi 2 Budowa RFP 1 Go/ No go 0 Cel 4 MVP dla projektu Etap Krok w Etapie Doradztwo w zakresie Zdefiniowania cel坦w projektu oraz miernik坦w sukcesu Przekazania zapotrzebowania na dane oraz odebranie danych od organizacji Stworzenia struktury projektowej, listy priorytet坦w oraz modelu realizacji projektu Opracowania planu zaanga甜owania pracownik坦w organizacji w prace projektowe Potwierdzenie zrozumienia PwC proces坦w biznesowych realizowanych przez organizacj Wsparcie w zakresie: Analizy prawnej mo甜liwoci digitalizacji poszczeg坦lnych typ坦w dokument坦w, okrelenie prawnego potencjau digitalizacyjnego Wysokopoziomowej analizy architektury biznesowej, procesowej i technologicznej organizacji Wysokopoziomowej analizy architektury proces坦w papierowych (mapa AS IS) wraz z analiz rzek dokumentacji papierowej Walk the proces i wywiady z uczestnikami proces坦w Analiza koszt坦w operacyjnych i potencjau biznesowego Wsparcie w zakresie: Opracowania hipotezy (wykorzystanie Design Thinking) proces坦w docelowych Opracowania inicjalnych makiet (wire frames) dla proces坦w Wstpnej identyfikacji obszar坦w wymagajcych zmian w ramach wdra甜ania hipotezy proces坦w Wskazania potencjalnych oszczdnoci Wsparcie w zakresie: Przeprowadzenia test坦w RPG wypracowanych w poprzednim kroku hipotez (w tym map proces坦w), a tym samym opracowanie docelowych przypadk坦w u甜ycia Zbudowania modelu operacyjnego, procesowego, technologicznego, prawnego dla organizacji bez papieru Ustalenia priorytet坦w dla zmian niezbdnych do wdro甜enia zdefiniowanych przypadk坦w u甜ycia Opracowania road mapy wdro甜enia organizacji bez papieru Opracowania wysokopoziomowego business case dla opracowanej road mapy wdro甜enia Zatwierdzenie przez sponsor坦w wizji docelowej organizacji bez papieru Zatwierdzenie zakresu, kosztu i harmonogramu dalszych prac Paperless Blueprint dostarczony Kick off Analiza Budowanie hipotezy Weryfikacja Zatwierdzenie i decyzja Go / No go 10 dni 10 dni 8 dni 1 dzie Definicja wizji i cel坦w projektu Analiza architektury proces坦w papierowych i rzek dokument坦w Opisanie hipotezy Organizacji bez papieru Road mapa wdro甜enia Organizacji bez papieru Wysokopoziomowy Business Case oraz proponowany model wdro甜enia 1 dzie * Rozo甜enie prac na kr坦tkie, mierzalne kroki oraz precyzyjne okrelenie celu pozwoli zarzdzi szczeg坦owoci analizy i priorytetyzowa zadania w ramach danego kroku, a przez to monitorowa zakres projektu i jako jego produkt坦w
- 25. PwC Digitalizacja i podpis elektroniczny dla sieci detalicznej w Polsce 25 Zapewnienie cigoci dziaania w trakcie realizacji zmiany na krytycznych procesach organizacji Uzgodnienie zmian z 5000 geograficznie rozproszonych podmiot坦w gospodarczych Zdefiniowanie cie甜ek awaryjnych oraz zdelokalizowanie proces坦w na potrzeby BCP Wprowadzenie zmian kulturowo organizacyjnych w obszarze logistycznym tradycyjnie opartym o potwierdzenia i dokumentacj papierow Realizacja zmian r坦wnolegle na 6 krytycznych obszarach / systemach (ERP, system Magazynowy, transportowy, ECM, 3 frontendy) Zapewnienie sp坦jnoci regulacyjnej oraz bezpieczestwa prawnego sp坦ki Eliminacja digitalizacji wt坦rnej i oparcie si jedynie na dokumentach generowanych i autoryzowanych elektronicznie Brak jednoznacznego product ownera z uwagi na zo甜ono i rozpito procesu Najwa甜niejsze wyzwania projektowe
- 27. PwC PwC Kt坦re ze wskazanych rodzaj坦w narzdzi technologicznych wykorzystujecie Pastwo w swojej organizacji? 27
- 28. PwC Narzdzia wspierajce projekty paperless 28 Workflow automation / zarzdzanie sprawami i obiegiem informacji Automatyzacja tworzenia dokument坦w Repozytoria dokument坦w RPA robotyzacja proces坦w Platformy do zarzdzania cyklem 甜ycia dokument坦w Platformy do elektronicznego podpisywania dokument坦w Systemy ERP, CMR, CMS Skanery Biurowe Kopiarki Smartphony/Kamery z Aplikacj do Skanowania Tablety Software Hardware
- 29. PwC Platformy do podpisywania dokument坦w umo甜liwiaj u甜ytkownikowi wysyanie, podpisywanie, ledzenie i zarzdzanie procesami podpisu dostp przez przegldarki lub urzdzenie mobilne z dostpem do Internetu autoryzacja zwykle za pomoc: hasa jednorazowego dostarczonego poprzez e-mail lub SMS, biometrycznego podpisu odrcznego na tablecie lub telefonie integruj podpisy elektroniczne zwyke, zaawansowane lub kwalifikowane w zale甜noci od dostawcy 29
- 30. PwC Contract Lifecycle Management zarzdzanie cyklem 甜yciem um坦w 30 Przygotowanie Wsparcie lub automatyzacja przygotowania i negocjowania um坦w (w tym z partnerami zewntrznymi) Podpisywanie i przechowywanie Podpisywanie i wymiana elektroniczna Archiwizacja i kontrola Elektroniczne przechowywanie, monitorowanie i zarzdzanie dokumentami Tworzenie Weryfikacja i edytuja online, w systemie Negocjowanie i por坦wnywanie wersji Podpisywanie Platforma Email Wgrywanie dokument坦w powizanych Wykonywanie umowy Przechowywanie Search Inteligentna analiza danych Audyt i zarzdzanie zmian
- 31. PwC Funkcjonalno tego typu rozwiza obejmuje przede wszystkim: Monitorowanie statusu spraw i procesu oraz raportowanie Przypisywanie zada uczestnikom procesu Wymian dokument坦w Efektywn komunikacj za porednictwem narzdzia IT 31 Workflow Management - zarzdzanie procesami i obiegiem informacji
- 32. PwC Narzdzia do automatycznego generowania dokument坦w 32 Zmniejszenie czasu potrzebnego na prac automatyczne generowanie dokument坦w w oparciu o przygotowane wzory i dane KRS Zarzdzanie wiedz organizacji korzystanie ze sprawdzonych, sp坦jnych i wystandaryzowanych wzorc坦w dokument坦w Minimalizacja bd坦w i omyek wyb坦r odpowiednich klauzuli z bazy wzorc坦w, brak koniecznoci przepisywania danych, automatyczne ciganie danych z KRS Platforma do wsp坦lnej pracy mo甜liwo zar坦wno przygotowywania dokument坦w jak i ich weryfikacji przez starszych czonk坦w zespou (sign-off), ale tak甜e i udostpnianie ich klientom
- 33. PwC Paperless dla HR 33 1 2 3 4 1 2 3 4 Wyeliminowanie papierowej wersji dokument坦w finansowych dorczanych pracownikom i zw. z tym koszt坦w Optymalizacja proces坦w administracji kadrowo-pacowej Automatyzacja procesu planowania i rejestracji czasu pracy poprzez udostpnione on-line w portalu funkcjonalnoci: Integracja z narzdziami w zakresie mikkich obszar坦w HR Skaner (Webcon OCR) System HR enova365 Skan dokumentu Przekazanie dokumentu do skaneru Edycja metadanych Przekazanie sownik坦w Przekazanie metadanych dokumentu Widok do e-teczki w enova365 Pracownik klienta Wsparcie eksperta HR klienta
- 34. PwC MailMerge / korespondencyjna seryjna 店r坦doL https://www.youtube.com/watch?v=CMyCJSUJ3gs Mail merge czyli korespondencja seryjna polega na tworzeniu i drukowaniu list坦w seryjnych, kt坦re u甜ywaj danych z arkusza programu Excel Dane Wz坦r dokumentu Wygenerowany dokument Mail merge